PSCI认证咨询-整个审核执行流程由六大步骤组成

第七章：审核执行
整个审核执行流程由以下步骤组成：

开场会议
开场会议旨在让管理层与审核团队就责任商业联盟（PSCI）审核的目的、基本审核要求、审核流程以及包含时间安排和各项活动的审核议程达成共识。
在开场会议期间，主审核员应阐述以下主题：
介绍审核团队；
简要介绍 PSCI、PSCI 共享审核计划以及它们为供应商带来的益处；
确认审核的目的和范围；明确说明此次审核并非判定通过或不通过的活动，而是旨在促进持续改进；
解释审核流程以及纠正行动计划和相应后续活动的重要性；
保证访谈及审核发现的保密性；
确认审核的关键联系人；
如果尚未收到，向管理层索要此前已要求但尚未提供的任何信息；
核查在审核期间是否有计划开展任何非常规活动（例如疏散演练、警报测试等）；
提醒管理团队有关闭幕会议的事宜，并商定一个大致的时间。确保留出足够时间，以便在发现结果受到质疑时能够重新调查不符合项；
说明审核员应有人陪同并被允许在现场自由行动，且审核员有权进入所有关注的区域。请求允许出于记录和解释说明目的拍照。如果未获此许可，则询问供应商是否可以代为拍照并管理相关照片。注意：照片不应包含产品信息或其他专有信息；
询问管理团队是否有任何疑问。
实地巡查
实地巡查能让审核员观察并检查关键生产及基础设施区域，同时收集证据，以确定各项活动是否按照供应商的内部政策、既定做法、法律要求、标准以及 PSCI 原则开展。实地巡查的时长取决于设施的规模和复杂程度。实地巡查需要高效进行，并覆盖所有相关场地区域，以确保审核的有效性和高效性。
在实地巡查期间，审核团队应：
了解所开展的主要活动及工作类型；
评估场地周边环境（例如相邻设施、企业、医院、学校、商店）以及毗邻的自然栖息地；
观察工作环境（例如空间、温度、卫生状况、噪音）；
了解场地整体的健康、安全与环境系统及实际做法；
观察任何信息展示情况（例如行为准则、国家法律、工会发布的信息、提高认识的海报）；
观察员工之间以及员工与管理人员之间的氛围；
启动对个别员工的首次访谈，并确定可能后续接受访谈的员工；
如果发现某项情况可能被视为关键问题，及时通知供应商管理层，以便能够提供进一步信息和 / 或立即采取纠正措施。
如果有不止一名审核员，特别是当有社会审核员和健康、安全与环境（HSE）审核员共同进行审核时，审核团队可以选择分组行动。社会审核员可能希望花更多时间与员工交谈，重点关注劳工相关话题。HSE 审核员可能需要花更多时间并专注于 HSE 相关话题。场地管理方应允许这样的分组安排。
在实地巡查期间，审核团队会寻求与场地工作人员 / 员工会面，包括生产经理和辅助人员、仓储经理和辅助人员、工程人员、场地清洁和维护人员、健康和安全管理人员、宿舍主管、诊所 / 急救人员、厨房及安保人员。审核员不应完全由管理层引导参观区域，而应被允许自由调查他们认为适用的所有区域。
供应商有责任在实地巡查前向审核员告知场地相关的安全规则和要求（例如个人防护装备（PPE）），并在需要时为审核员提供必要的 PPE。审核员在进行设施巡查时不应干扰或扰乱生产流程。
管理层与员工访谈
访谈有义务对实地巡查和文件审查过程中收集到的信息进行交叉核对。审核团队应随机选取员工样本（例如从实地巡查或日常出勤名单中选取）。审核员选择访谈样本时，管理层不应进行干涉。
为获取具有代表性的员工样本，应考虑以下方面：
不同部门 / 区域（例如来自生产和仓储、工程与维护、健康和安全、宿舍、诊所 / 急救、厨房和安保、清洁部门的人员），包括适用的轮班模式；
不同职级和薪资等级（例如学徒、正式工人、临时工、主管、经理、部门负责人）；
不同合同类型（例如长期、临时、劳务派遣工）；
工会和 / 或员工代表（了解他们对工作条件的评估以及他们的具体职责）；
员工队伍的多样性（例如性别构成、不同年龄、残疾人、不同国籍、不同文化 / 道德背景）。
访谈必须考虑生产 / 工作要求，并进行合理规划，以尽量减少对工作流程的干扰。
在可能的情况下，第一轮访谈应在审核的前期进行，以便在闭幕会议前有最多的时间对提出的问题进行调查。访谈中提出的所有意见都需要在闭幕会议前进行彻底调查。
所有访谈都将在单独的房间内进行，最好远离工作岗位，且处于员工愿意发言的区域。
与单独访谈不同，小组访谈中提出的问题应更具普遍性，不应要求员工披露诸如工资或工会会员身份等个人详细信息。小组访谈更应针对公司的一般工作条件以及有待改进之处。员工访谈是严格保密的，特别是涉及劳工问题时，因此必须谨慎处理，并在没有管理层或主管在场的情况下进行。此外，员工的身份信息（例如姓名或身份证号码）绝不应包含在审核报告中。
审核员良好的沟通和人际交往能力以及对当地文化的敏感度对访谈的成功至关重要：
审核员应让接受访谈的个人 / 群体感到舒适自在 [例如考虑自身着装方式（非常正式的商务套装可能不合适）、进行访谈的方式（例如友好、富有同理心且谨慎）或布置访谈房间的方式（例如不坐在办公桌 / 笔记本电脑后造成人为隔阂）]；
审核员必须进行自我介绍，解释审核目的，并强调访谈的保密性，向受访者保证不会透露单个员工的身份；
审核员应以非正式的对话风格而非核对清单的方式进行访谈；
应提出开放式问题，以鼓励与访谈对象进行对话。
只有经批准的信息（例如经文件审查确认的信息）才可与供应商的管理层分享。未经批准或敏感信息不应向管理层披露，以保护员工权益。然而，此类信息可秘密且单独地报告给 PSCI 秘书处和 / 或相应的 PSCI 成员。
最后，审核员应始终留下名片和 / 或当地电话号码，以便员工在访谈后如有疑问可与之联系。
文件审查
文件为审核提供了基础，为已实施的程序、获取的证据以及得出的结论提供支持。文件审查的目的是获取更多证据，检查关键文件（如 PSCI 审核前文件清单（见附件 1）中所列的指南、手册、档案和证书）的可获取性及状态。文件审查的时长取决于供应商的准备情况以及公司规模。
如果审核过程中出现豁免情况，需要进行核实。例如，如果供应商提供了允许工人超出法定最长工作时间的豁免文件，审核员必须核实工人已同意这种做法，并且按照要求以正确的比率支付了相应报酬，同时也支付了加班补贴。详细情况应记录在 PSCI 审核报告中，并附上相关副本（例如当地政府的批准或认证文件）。需要注意的是，即使存在有效的豁免文件，其凌驾于当地法律之上，但仍可能不符合 PSCI 原则。
预闭幕会议
在正式闭幕会议之前，审核团队成员应审查整个审核结果：
审查并讨论已发现 / 提交的证据；
检查并就将与供应商管理层分享的发现 / 观察结果达成共识；
检查特定文件或证据以核实审核发现；
如有可能，使用图片准备一份演示文稿来解释发现情况。讨论可能的解决方案；
将发现结果填入纠正行动计划模板。
闭幕会议及审核总结
闭幕会议的目的是向场地管理方通报审核发现，并就带有时间安排的纠正措施达成共识。主审核员将在闭幕会议上解释审核发现的分类（关键发现及其他发现，见第八章），并讨论 / 提出减轻审核发现问题的可选方案。需要为审核发现制定一份初步纠正行动计划（CAP），并在闭幕会议期间由审核员与供应商达成一致。至关重要的是，到会议结束时，所有问题都要清晰描述并被理解。
在闭幕会议期间，团队负责人应：
感谢管理层付出的时间、耐心和坦诚，并指出这对促进相互关系和建立信任有何帮助；
再次确认审核的目的；
提及审核期间观察到的良好工作实践；
解释此次审核是基于对其场地的抽样检查，场地有责任对自身的各项计划进行更深入的调查；
解释审核期间观察到的发现结果及改进潜力，并讨论可能的纠正措施；
提醒供应商，他们可以在本次会议上对发现结果提出质疑 / 进行讨论（或提供表明发现结果不正确的事实证据），但他们已同意的任何问题之后将不得更改；
除了列出发现结果外，确保在初步纠正行动计划中清晰记录任何协议或分歧；
获取场地管理方在这份初步纠正行动计划报告上的签名；
解释后续步骤；
由第三方审计团队或 PSCI 成员内部审核员起草 PSCI 审核报告和 PSCI 纠正行动计划，包括进行内部质量检查（见第八章）；
完成 PSCI 审核报告和纠正行动计划报告，并分发给供应商以及相应的 PSCI 成员；
鼓励场地管理方通过签署 PSCI 数据共享协议，允许与其他 PSCI 成员公司共享 PSCI 审核报告和纠正行动计划报告。
如果管理层不同意某项发现结果，审核员应说明，如果他们能够提供表明该发现结果不正确的事实证据，审核团队将会进行复查。倘若证据能够核实并被审核团队接受，该发现结果将从初步纠正行动计划中删除。
如果在审核期间某项审核发现已立即得到纠正（例如清理了堵塞的通道），仍应将其作为审核发现记录在 CAP 和 PSCI 审核报告中，并附上相应的发现分类（关键发现或其他发现）以及该项发现在审核期间已得到纠正的信息。