PSCI认证咨询-审核启动准备流程及审核时长相关指导意见

第六章：审核前活动
审核启动与准备
一般来说，责任商业联盟（PSCI）成员会主动联系拟定的受审核供应商，宣布审核事宜，并提供有关 PSCI 共享审核计划的目的及益处的相关信息。另外，若是供应商自费审核的情况，供应商会联系经 PSCI 批准的第三方审计公司，并请求按照 PSCI 规程接受审核。签约的第三方审计公司随后将开展以下工作：
联系供应商，介绍审核团队并商定审核日期；
向供应商提供 PSCI 数据共享协议，并确保该协议表格尽快签署并返还给客户或 PSCI 秘书处；
向供应商提供适用的 PSCI 审核报告模板，以便他们能够填写其中嵌入的自我评估问卷；
如果供应商提出要求：在进行任何信息交换之前，在审计公司与供应商之间签署保密 / 数据保护协议；
至少在审核前两周检查已完成的 PSCI 自我评估问卷；
在审核前，向供应商提供一份议程以及一份定制的 PSCI 审核前文件清单，该清单包含审核期间应提供的文件 / 信息（示例见附件 1）；
告知供应商，审核员将要求获取机密信息，包括员工的工资和加班信息。告知供应商其数据隐私将会得到尊重。如果他们不想披露与员工私人数据相关的工资信息，只要此类信息仅供审核员查看，或者以半模糊格式展示（使审核员看不到私人数据），这种做法是可以接受的；
宣布将随机进行员工访谈，以便交叉核实（特别是普遍的工作条件方面）；
要求供应商确认审核期间哪些关键员工可以参与（例如管理人员、薪资和人力资源代表、健康与安全工作人员、运营经理、工会或工人委员会代表）；
确定审核团队的后勤安排，包括差旅、住宿、停车、到达时间；
与供应商确认审核期间可到场的关键现场人员（例如管理人员、健康、安全与环境（HSE）工作人员、运营经理、工会或工人委员会代表、健康与安全代表）；
在实地考察前确认安全要求。这项前期工作将包括确定必要的个人防护装备（PPE）以及任何其他特殊要求。
此外，供应商可以要求按照 PSCI 审核标准接受审核。供应商可以联系与之有业务往来的 PSCI 成员公司，并请求他们发起一项审核。或者，供应商也可以向 PSCI 秘书处自荐，请求按照自费模式接受审核。
PSCI 秘书处随后会告知供应商有关 PSCI 共享审核的一般流程，并提供经 PSCI 批准的第三方审计公司名单以及相应的获批审核员名单。供应商可以从该名单中选择一家审计公司，并联系该审计公司商定具体细节，包括完成审核所需的费用。第三方审计公司随后将规划并执行审核工作，并向供应商提供最终的 PSCI 审核报告和纠正行动计划。
供应商接着决定是否同意将最终的 PSCI 审核报告和纠正行动计划与所有当前及未来的 PSCI 成员共享（建议如此），还是仅与部分 PSCI 成员共享（当前 PSCI 成员名单可在 PSCI 网站上查询）。这通过向 PSCI 秘书处提供已签署的数据共享协议来完成。只有经供应商（以及发起人，如适用）正式签署数据共享协议认可的审核，才会在 PSCI 审核平台上共享。
审核时长
以下提供了关于审核员等效现场工作日的指导意见，作为 PSCI 审核的一个基准。对于社会审核部分，这是基于现场员工数量确定的，其中包含建议的单独和小组员工访谈数量。健康、安全与环境（HSE）审核部分主要基于场地规模以及场地运营性质来确定。
社会审核员和 HSE 审核员所需的现场时间可能因场地而异。例如，在一家复杂的化工制造工厂，审核中的 HSE 部分可能比劳工和道德审核部分花费更长时间来完成。而在一个拥有数千名员工的大型办公综合区，审核中的 HSE 部分可能比社会审核部分花费更少时间。
建议的审核员等效现场工作日只是指导方针。审核员必须运用自身经验和知识，并在确定审核中 HSE 和社会要素所需的现场时长以及要访谈的员工数量时，考虑行业、地点、场地规模、员工数量以及对场地的具体了解情况。下表中提供的单独访谈和小组访谈的比例仅供参考，可根据实际情况进行调整。如果无法遵循此指导意见，应在报告中对访谈数量较少的情况作出清晰解释。
如果一个场地有超过 2000 名工人，访谈数量将根据场地的具体情况逐案确定。
该表未考虑场地的实际规模。如果场地非常大或非常小，可能需要的每个场地的审核员等效现场工作日会与表中所示有所不同。
访谈所花费的时间是基于以下估算：无问题的单独访谈时长为 15 分钟，提出问题的单独访谈时长为 30 分钟。小组访谈预计时长为 45 分钟，这考虑到了召集员工以及让每个人都有发言机会所需的额外时间。
此时长只是一个指导方针 / 建议的最低时长。审核员将依靠自身培训和经验来确定与单个员工实际访谈的时长。如果发现某个员工存在问题，访谈将延长以全面探究该问题。反之，如果员工提供的信息始终一致，访谈可以缩短以适应具体情况。