TFS评估辅导-剖析TfS审计终章延续之CAP监控与审计跟进的关键步骤

第 6 步：纠正和预防措施计划（CAP）的监控与验证
当 “携手实现可持续发展”（TfS）成员公司发起一项审计时，该成员公司负责跟进供应商的 CAP 进展情况。TfS 成员应建立内部审查和监控流程，以便：
审查 “TfS 审计报告” 和 CAP；
与供应商进行情况汇报沟通，根据 CAP 中确定的内容强调预期的后续步骤（例如重点事项和时间安排）；
定期就进展情况与供应商联络，并确定下一步行动（例如要求提供与纠正措施进展相关的最新情况和支持性信息，将更新和监控纳入商务访问内容，要求供应商聘请审计公司对审计结果进行正式结案）；
定期向 TfS 办公室提供更新情况。
供应商应尽快整改所有审计发现的问题，并向 TfS 成员报告参照 CAP 所取得的进展。关键和重大问题应优先处理，且在可能的情况下，应在审计报告的 3 年有效期内完成整改。如果涉及安全、健康、环境、人权或商业道德等需要立即关注的紧急问题，TfS 成员可要求供应商提前完成整改。
对纠正措施进展情况的持续监控和验证可通过以下方式进行：
供应商向相关 TfS 成员公司提供更新情况以及所采取行动的证据（如第 6.1 步所述）；
成员进行实地考察以检查进展情况；
开展 “TfS 审计跟进”，在此过程中，由经 TfS 认可的审计师对 CAP 的进展情况进行正式验证，然后记录在 “TfS 审计报告” 中（如第 6.2 步所述）。
在审计后的 36 个月内，这些不同的进展监控方式可以相互结合开展，并且可以多次进行，直至所有问题都得到满意解决。

TfS 成员应与供应商讨论并商定确定问题结案的最佳行动方案。例如，是通过直接接收供应商提供的更新情况（第 6.1 步）、通过正式的 “TfS 审计跟进”（第 6.2 步）还是两者相结合的方式来监控供应商 CAP 的进展情况。
供应商也可以自行决定开展 “TfS 审计跟进”，以正式确认自身进展情况并更新其 “TfS 审计评分”。
强烈建议如果审计中包含重大或关键问题，应在 12 个月内完成正式的 “TfS 审计跟进”。36 个月后，如有必要，TfS 成员可决定要求再次进行审计。

a) 与审计公司协商开展 “TfS 审计跟进”
供应商联系一家经 TfS 认可的审计公司，通过 “TfS 审计跟进” 对已完成的整改行动进行验证。强烈建议供应商与进行初次审计的同一审计师或审计公司合作，因为他们熟悉该次审计中强调的具体问题。
“TfS 审计跟进” 可在 “TfS 审计” 开展后的 36 个月内进行。
b) “TfS 审计跟进” 的执行
对于供应商已完成且希望结案的纠正措施，供应商必须向审计师提供支持这些行动结案的证据（可以是图片、文件等）。供应商在向审计师报告任何纠正措施的实施情况时，务必附上适当的支持性文件。
“TfS 审计跟进” 可以采用桌面审查的形式，或者在适当情况下进行实地现场检查。审计师可根据供应商提供的信息自行决定核实未完成的纠正措施结案情况的合适方法。
・桌面审查：对供应商提供的证据（可包括文件或图片）进行审查。典型示例：缺失文件、程序、证书，单次出现和 / 或严重程度较轻的健康、安全与环境（HSE）缺陷。
・现场检查：对 CAP 中确定的纠正措施的现状进行特定的现场审查。典型示例：劳工和人权问题，特别是涉及工资、工作时间方面（需要新的样本集、员工访谈等），重大（系统性）HSE 问题。
c)“TfS 审计跟进报告”
审计师会发布 “TfS 审计跟进报告”，作为初始报告的更新版本（见 “审计通用要求模板”（AGRT）中的单独工作表 “跟进行动工作表”）。对于之前提出的所有问题，报告应清晰说明所审查的证据、纠正措施的适用性和有效性以及问题的结案情况。任何新发现的问题都必须记录在 “跟进行动工作表” 的审计报告备注栏中，并且供应商必须签署新的尽职调查问卷（DSA）。最终报告必须按照第 5 步所述的由审计公司进行相同的质量检查。
审计师应按照 “第 5 步 - TfS 审计报告共享” 中描述的流程，向 TfS 办公室提供包含经审计师和供应商签字的 “跟进行动工作表” 的更新后的 AGRT。
d) 对 “TfS 审计跟进报告” 进行质量审查
TfS 办公室对 “TfS 审计跟进报告” 进行进一步的质量审查，以检查所有必要文件是否根据 TfS 要求完整无缺。
e) 在 “TfS 成员平台” 上上传 “TfS 审计跟进报告”
TfS 办公室将在 “TfS 成员平台” 上上传 “TfS 审计跟进报告”，因为所有审计报告都应可供所有 TfS 成员访问。