TFS评估辅导-解读TfS审计第三步之精细执行流程与多方沟通协作

第 3 步：“携手实现可持续发展”（TfS）审计执行

a) 开场会议
开场会议旨在让管理层与审计师就 “TfS 审计” 的目的、基本审计要求以及审计流程和议程中的各个时间节点达成相互理解。此外，这为管理层向审计团队提出问题或提供公司特定信息提供了宝贵机会。工会或工人代表应被邀请参加开场会议和闭幕会议。
在开场会议期间，主审计师使用《开场与闭幕会议模板》涵盖以下要点：
・介绍审计团队；
・介绍 “TfS” 及其为供应商提供的益处；
・确认审计的目的和范围；明确说明本次审计旨在促进持续改进；
・解释审计流程以及 “纠正和预防措施计划”（CAP）和后续跟进的重要性；
・保证访谈和审计结果的保密性；
・确认审计的关键联系人；
・若尚未收到，向管理层索要生产场地规划图和建筑物平面图；
・获取包含额外信息（如性别、部门、合同类型）的工人出勤名单，以便抽取有代表性的样本；
・解释员工访谈的选取过程和保密安排；
・确认审计室和访谈室的可用性；
・获取最危险成分及其最大允许数量的清单，并在 “审计通用要求模板”（AGRT）中提及最危险成分；
・检查其是否符合某些健康与安全问题；
・提醒管理层团队参加闭幕会议并商定大致时间；
・解释应允许审计员在现场自由行动，并授予他们进入所有感兴趣区域的权限。请求许可拍照用于记录；
・询问管理层团队是否有任何问题。
b) 实地考察
实地考察让审计员能够观察和检查商定审计范围内的关键生产区域（内外），收集活动是否符合供应商政策、既定做法、法律要求及所需标准的证据。实地考察的持续时间取决于场地规模。实地考察需要高效进行，以覆盖所有相关场地区域，支持剩余审计活动的有效性和效率。
在实地考察期间，审计团队应：
・了解关键生产流程；
・了解审计范围内存在的健康、安全和环境危害及其他风险；
・评估整体健康、安全和环境（HSE）状况（如灭火器、抽风装置、紧急出口、梯子和楼梯、机器安全、个人防护装备、危险成分、卫生设施和食堂的卫生情况、饮用水供应、集合场所、警报装置、疏散和应急计划），以了解 HSE 风险区域；
・评估生产设施周边环境，如自然栖息地、居民区；
・观察工作环境（如空间、温度、整洁度、噪音）；
・观察任何信息展示（如行为准则、国家法律、工会发布的信息、宣传海报）；
・观察工人之间以及工人与管理层之间的工作氛围；
・观察工人是否了解其工作场所的危害。
・一旦发现问题立即处理，确保供应商认识到问题并能在闭幕会议讨论时提及确切情况。（如有可能，拍照并在闭幕会议上展示）
・在适当情况下，应立即讨论重大和关键发现，审计员应确保供应商充分理解该问题。（有关发现的定义见第 4 步 - CAP）
c) 访谈
建议审计员从每日出勤名单中随机抽取工人样本。审计员选择访谈样本时，管理层不应干预。
为代表全体员工，样本应考虑以下方面：
・员工队伍的性别构成；
・不同合同类型（包括长期、临时、劳务派遣工）；
・不同部门（如生产和仓库员工、安保人员）；
・不同年龄；
・残疾人员；
・不同国籍；不同种族或宗教背景；不同班次；
・不同职级和薪资等级（如学徒、正式工人、临时工、主管、经理、部门负责人）；
・工会和 / 或工人代表（了解他们对工作条件的评估及其具体作用）
所有访谈必须在单独房间进行，最好是在工人感到自在发言的区域，并辅以相关文件审查。
与个别访谈不同，小组访谈提出的问题应更具普遍性，不要求工人披露任何个人细节，如工资或工会会员身份。小组访谈应针对公司的一般问题领域和改进潜力。员工访谈严格保密，特别是涉及劳工问题时，因此必须谨慎处理，并在管理层或主管不在场的情况下进行。
良好的沟通技巧和对当地文化的敏感度对访谈成功至关重要：
・审计员的着装规范必须考虑当地着装习惯，审计员还应通过适当的肢体语言（如保持定期眼神交流、微笑、不坐在办公桌 / 笔记本电脑后）让受访者感到舒适；
・审计员必须自我介绍并解释审计目的。此外，他 / 她必须强调访谈的保密性；
・审计员应以非正式风格进行访谈，而不是逐题照读检查表；
・应提出开放性问题，以便工人能够充分回答和解释。只有能通过证据验证的信息（如经文件审查确认）才可与供应商管理层分享。未经批准或敏感信息（可能损害员工立场）不应向管理层披露，以保护工人。然而，此类信息可单独保密报告给 “TfS” 办公室。
建议审计员留下名片或当地电话号码，以便工人在访谈后联系，例如他们在访谈后有问题或遭受歧视时。
d) 文件审查
文件通过为所实施的程序、获取的证据和得出的结论提供支持，构成审计的基础。文件审查的目的是获取进一步证据，检查关键文件（如《审计准备文件》中定义的指南、手册、档案和证书）的可用性和状态。审计员应以纸质副本 / 电子副本形式保留所审查文件的样本。文件审查的持续时间将取决于供应商的准备情况和公司规模。
e) 预闭幕会议
在正式闭幕之前，审计团队应审查审计结果：
审查并讨论发现 / 呈现的客观证据；
・检查并就与管理层分享的发现达成共识；
・讨论不一致、不合规问题以及良好做法；
・检查特定文件或证据以核实审计发现；
・准备演示文稿 / 摘要以解释审计发现，最好用审计期间拍摄的图片加以说明。
过去经验表明，在正式闭幕会议之前向管理层通报负面发现至关重要。