TFS评估咨询-审计筹备阶段之供应商与审计团队关键行动指引

第 2 步：“携手实现可持续发展”（TfS）审计准备

a) 完成供应商学院课程
供应商必须在 TfS 网站上完成在线电子学习课程 “供应商学院”，该课程提供可持续发展的背景知识以及 TfS 审计开展方式的概述。
b) 从列表中选择审计公司、与审计公司签订合同并确定审计日期
供应商必须从经认可的审计公司列表中选择一家审计公司。由供应商与审计公司协商协议条款。强烈建议供应商和审计公司为任何潜在的后续活动（如完成已确定行动的收尾工作）做好准备。
一旦签订协议，供应商必须与审计公司商定审计日期。
c) 填写供应商审核档案（SCF）并返回给 TfS 办公室及成员
一旦确定审计日期，填写完整的 SCF 必须发送给 TfS 办公室和 TfS 成员。
d) 确认主导 TfS 审计规划的成员，并更新审计日期
TfS 办公室收到填写完整并签字的 SCF 后，将更新供应商状态，加入审计日期信息。
e) 向供应商提供审计前准备要求和尽职调查问卷（DSA）
供应商与审计公司签订合同后，由主审计师带领的签约审计团队必须立即与供应商沟通以下要点：
・确保供应商在审计前签署 DSA；
・向供应商提供《审计准备文件》，并在审计前跟进；
・在审计前向供应商提供议程；
・告知供应商审计员将要求查阅机密信息。向供应商保证敏感信息仅由审计员查看，并且可以提供匿名副本；
・宣布将随机抽取员工进行访谈，以交叉核实，特别是普遍的工作条件；
・要求供应商确认审计期间哪些关键员工可供调配，例如管理人员、人力资源代表、健康与安全代表、运营经理、工会或工人委员会代表；
・要求提供被审计场所所需的所有个人防护装备（PPE）；
・确认后勤安排，包括差旅和住宿。
以往审计经验表明，供应商通常不会提前阅读所有材料。因此，审计员在与供应商接触时应主动征求反馈并邀请提问。
审计员要求提供的文件：
审计员必须要求供应商在审计前提供以下文件 / 信息：
・填写完整的《审计准备文件》，包括公司简介和所提及的文件清单。
审计议程：
TfS 要求审计团队在审计前向供应商提供议程，以便以最有效的方式开展审计。议程应包括：
・开场会议
・实地考察
・访谈（个人 / 小组）
・文件审查
・闭幕会议
DSA：
一般来说，所有 TfS 审计都是共享审计。审计公司有责任确保供应商在现场检查开始前签署 DSA。如果供应商未签署 DSA，审计公司应发送书面提醒，并通过电话跟进不接受数据共享条件的后果。后果如下：
・TfS 审计报告无法通过在线平台与其他 TfS 成员共享；
・供应商面临来自不同客户的多次审计请求风险；
・供应商无法享受 TfS 与审计公司为审计指定的服务水平协议带来的益处。
如果供应商不接受 DSA，审计员将向供应商发送最终审计报告。审计员不会将 TfS 审计报告发送给 TfS 办公室。相反，审计员仅通知 TfS 办公室审计已完成。TfS 办公室确保在选定进行审计的供应商列表中，将这些审计标记为非共享审计。供应商全权负责确保其客户按需获取相关审计文件。
拒绝参与：
审计员应向 TfS 办公室告知供应商拒绝参与的任何原因，例如供应商不愿与所有 TfS 成员共享 TfS 审计报告或不愿支付审计费用。
f) 准备审计、提供审计前信息并签署 DSA
供应商必须签署 DSA，允许与 TfS 成员共享审计报告。
供应商必须填写《审计准备文件》，并在审计前发送给审计员。该文件包含以下信息：
・一般信息：需填写关于贵方场所的一般信息。
・审计准备清单：列出审计前需采取的所有步骤。
・文件清单：审计期间审计员可能要求提供的文件。